Некоторое время назад я натолкнулась на статью на хабре, в которой предлагается достаточно замудрённая система по оптимизации своего времени. Попробовав эту схему в разных форматах, я запуталась, она показалась мне слишком сложной и не до конца понятной.
И такое у меня бывает часто с новыми и очень клёвыми идеями: просто требуется какое-то время, чтобы их «впитать».
В результате, упростив подход до самого базового принципа, я словила рост кармы, продуктивности и результатов. Ниже рассказ о том, что я внедрила:
- Каждый мой день начинается с анализа плана работ на день. В качестве общего списка задач я использую todoist, которым очень довольна.
- Стандартная ежедневная реакция на план работ — паника. Всего очень много! С чего начать? Расстановка последовательностей и приоритетов помогает решить панику, но не снимает тяжкий гнет с моих хрупких плеч «ой ой ой как же много всего нужно сделать». Если у вас такого нет — вам повезло, а я всегда расстраиваюсь. И на это уходит часть жизненной энергии, вместо того, чтобы направиться в позитивное русло.
- После прочтения и тестирования статьи, я стала выписывать ПРИМЕРНО треть задач (договорённость с собой — не более пяти и оценочным сроком не более 2-2,5 часов), которые надо делать в первую очередь. Я держу их в отдельном окне, иногда выписываю на бумажку. В этот момент для меня существуют толькоэти задачи. А так как их не много, паника пропадает, и я могу продуктивно закрывать их, щёлкая, как орешки.
- После завершения цикла из этих самых важных задач, обязательно, отдых. Что это для вас — выбирайте сами. Прогулка, перекур, зайти в тренажёрку, побить грушу — что угодно. Только не соцсети: они и отдых не приносят, и слишком увлекают в ненужную сторону.
- Отдохнули? Набираем 2-й цикл задач. 1-2 самых приоритетных из оставшихся + те, которые с ними удобнее всего решать. Условия те же: до 5 штук, до 2-2,5 часов.
- После 2го цикла работы и отдыха — набираем последний, третий. В него должны уже входить те, которые сейчас больше всего нравятся. Под вечер сил меньше, приоритетные вы должны были уже сделать, поэтому смотрим по предпочтениям. Возможно, лучше взять не самые срочные задачи, но которые больше нравятся — суммарно эффект будет значительно выше.
Что получаем в итоге:
- Уменьшается чувство «слишком много всего»
- Не забываем отдыхать, а это помогает нам делать больше в меньшие сроки
- Меньше отвлекаемся, т.к. меньше задач и переключений
Отвечу на возможные вопросы:
А что, если я крутой, у меня проблем нет, я и так всё хорошо делаю и от количества задач не парюсь? Поздравляю! Тогда и подходы все эти вам абсолютно не нужны. Знаю таких людей, потихоньку им завидую — у меня так не получается.
А что, если у меня 1 задача на неделю, а не десяток на день? Так можно любые задачи свести в одну, вроде «поработить мир» или «протестировать продукт». Но если любую задачу разбивать на мелочи, которые делаются около часа, суммарно в день почему-то начинает делаться значительно больше! Не верите? Проверьте!
А почему 2-2,5 часа? Суммарно ведь получается 6-7,5, а не 8? Потому что это плановое время 
А по факту всегда получается больше!
В статье написано что это для фрилансеров, а я работаю в офисе. Никто не мешал нам брать Kaizen и Lean с заводов и риск-менеджмент из NASA. Хорошие идеи хороши везде! Просто в случае с офисной работой не надо бегать между кафешками (я и на фрилансе, кстати, не бегаю — обычно только 3-й сет делаю в кафешке).
Прикольно, попробую! Ага. А когда получится — можно ещё добавить всякие приятные фишки, например:
- Решать разные задачи в разных местах. Занудный компьютер для рутины и мягкий диван для творческих задач — это мой выбор! Тогда рутинность и упёртость за компьютером включаются уже по привычке, а творчество на диване с ноутом — на автомате!
- А может, не 3, а 4 блока? Для тех, у кого задачки не большие, и их много. Или для трудоголиков с 12-часовым днём
- А может, привязать это к графику, чтобы каждый день в одно и то же время закрывать разные блоки? Тоже можно, если у вас однотипные дни и это применимо.
- Ну и конечно, экспериментируйте с перерывами! Кто как отдыхает, тот так и работает! Найдите подходящую себе «движуху» на маленькие перерывы.
И да прибудет с вами сила!