Мыслетрекер

Когда обсуждают тему планирования (тестирования и не только), часто начинают со сложного: тест-планы, стратегии, метрики для оценки трудозатрат… И начать планировать очень сложно.

Давайте пойдём поэтапно: как начать планировать и получать от этого удовольствие? Сегодня с меня инструкция по планированию первого уровня.

Начнём с определения: что такое планирование и что такое его отсутствие.

На уровне 0 (отсутствие планирования) у нас есть задачи, которые каким-то образом к нам попадают (просят что-то сделать коллеги, считаем нужным сделать мы, реакции на внешние события и т.д.) Мы держим их в голове и при помощи какой-то хитрой химической реакции в голове выбираем, что будем делать прямо сейчас. При этом мы стараемся не потерять другие задачи, не забыть про них: выписываем на бумажку, в табличку или в таск-трекер.

Это — стандартная ситуация отсутствия планирования. Что с ней не так?

• Какой бы высокой ни была задачеёмкость вашего мозга, что-то всё равно теряется. Прибегает начальство, спрашивает «как дела с задачей такой-то?», а мы удивляемся: «о, точно! совсем забыл(а)!».
• У нас никогда не хватает времени на все задачи. И это нормально! Но упс! — в этой грустной ситуации нулевого уровня планирования мы иногда пропускаем более важные задачи, а делаем менее важные. И кстати это происходит незаметно, просто всё время есть чувство перегрузки и большого количества задач.
• Многие задачи делаются недостаточно эффективно. Не теми сотрудниками, не в то время, не с теми ресурсами. И опять же, это незаметно! Просто мы не задумываемся «кто лучше справится с этой задачей?» и получаем её длительное выполнение, не зная, что немного по-другому поставленная, эта задача была бы сделана в 2 раза быстрее.
• Стресс. Да, мы всё время стрессуем, и нам кажется: «Оооо! я такая большая начальника! столько задач!!». Камон, у хороших руководителей всё разложено по полочкам и стресс в их планы не входит.

В общем, не планировать — плохо. Но «идите и планируйте» — это слишком общие слова, с которыми непонятно, что делать. Давайте просто сделаем первый шаг и конкретизируем: с чего надо начинать планирование?

• Первый шаг — это карта стратегических задач. Да, я люблю делать это именно в виде карты (ниже есть скриншот с примером). На ней первым уровнем выпишите проекты, 2-м — ключевые цели, 3-м — задачи по достижению этих целей. Можно детализировать и дальше, но такого уровня для начала уже достаточно. Сделайте такой план на 2-3-4 месяца, не дольше: это уже будет большое подспорье. Самое главное в этот момент — тщательно продумать: что именно нужно? как это лучше всего сделать? Т.е. сам процесс планирования начинается уже здесь, когда мы думаем, как и что лучше сделать. И обязательно пометьте среди задач наиболее важные, которые ни в коем случае нельзя пропустить. Пусть они будут ярко-красными, и вы будете всегда знать, с чего надо начать работу.
• Второй шаг — оперативная карта. На неделю. Сделайте её картой, или уже можете переделать в табличку: список конкретных задач. Проставьте трудозатраты, умножьте на два, посчитайте сумму. Не успеваете? Естественно! Удаляйте всё лишнее. Здесь начинается великое таинство планирования: вовремя убрать из оперативного плана наименее важное, чтобы в попытке сделать «всё» нечаянно не выкинуть основные задачи.
• На третьем шаге проанализируйте особенности задач: 4-ю можно сделать только после готовности 7-й. 11-ю лучшше всех сделает Серёжа, а у остальных уйдёт в 2 раза больше времени. Получилось? Исходя из этого определяем последователности и назначаем ответственных. В таблице, устно, в таск-трекере — пока не важно.
• И, пожалуй, самый важный пункт: контроль. КАЖДЫЙ день открываем недельный план и смотрим: что поменялось? что добавилось? что не успеваем? Что исходя из этого надо менять? Выделите себе специальное время для этого акта: утром с чашкой кофе, или с вечера под виски. Неважно: главное, у вас каждый день должны быть волшебные полчаса для планирования. При этом, планирование — это и контроль/анализ статусов, и обмозгование «что надо менять?». А я скажу вам по секрету, менять надо КАЖДЫЙ ДЕНЬ.
• И последний, 5-й шаг, нужен для перехода на 2-й уровень, о котором я расскажу дальше 5-й уровень — это сбор статистики. Планировали сделать за 2 дня, сделали за 3. В этой неделе мы сделали 40% важных задач и 60% неважных. Ваня всё сделал вовремя, а Юля закопалась и стала делать не то, что нужно: ей нужно больше контроля. Учитесь принимать обратную связь от реальности, и просто фиксируйте её для себя.

Итак, если вы ещё не планируете — тогда мы идём к вам!

А если планируете — ждите уровня 2 и 3